Beratung · Verkauf · Service · Wartung
von Archiv- und Dokumenten-Management-Servern

WITTCOM – Ihre Spezialisten im Bereich Archiv- und Dokumenten-Management-Server

Das papierlose Archiv ist keine Zukunftsvorstellung mehr. Mit unserer Lösung BvLArchivio können wir es realisieren. Durch den Einsatz des Dokumentenservers sparen Sie erhebliche Kosten, da Sie zukünftig kein Lager für Ihr Papier-Archiv benötigen.

Vereinbaren Sie noch heute einen Termin mit unseren Spezialisten oder fordern Sie ein kostenloses und unverbindliches Angebot an.
Sie erreichen uns telefonisch unter 03491-41830 oder über das untenstehende Kontakformular.

Email-Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben!!

Wer muss archivieren ?
Jeder der vom Gesetzgeber her Nachweise erbringen muss.

Bspw.:

  • Geschäftsrelevante Emailkorrespondenz
  • Steuerrechtliche Nachweise, Steuererklärungen usw.
  • Nachweise von Statikern
  • Nachweise von Behandlungen in Krankenhäusern
  • Pflegenachweise in Heimen
  • uvm.

Wer muss digital archivieren ?
Nach Erzeugung oder Erhalt eines digitalen Dokuments, muss dieses in seiner Form unverändert digital archiviert werden.
Wenn digitales Archiv, dann nach den Regeln der GoBD.
Es ist erlaubt ein Papierdokument digital zu archivieren (nicht zwingend notwendig, macht aber Sinn !)

Bei einem digitalen Archiv geht es in erster Linie um:

  • Platzersparnis
  • Zeitersparnis und weniger Frust beim Suchen von Dokumenten
  • mehr Suchmöglichkeiten (nicht nur nach der Ordnerstruktur sondern nach allen Wörtern im Dokument)
  • kein falsches Ablegen
  • Zugriff von mehreren Personen von unterschiedlichen Standorten aus
  • automatische Sicherung der Dokumente (anders als bei einem Papierarchiv!)
  • Wiederherstellen von Dokumenten bspw. nach Wasserschaden oder Brand
  • schnelles automatisiertes Ablegen (kein Ordnerwälzen)
  • BVL-Archivierung erflogt im Zusammenhang mit der Verfahrensanweisung nach GoBD

Dokumenten-Management-Server

BvLArchivio

ARCHIV & DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SERVER

Hier sehen Sie den BvLArchivio®-Server. Die Größe des Servers entspricht ca. 4 nebeneinander gestellten Ordnern. Sie können den Server also auch unauffällig im Geschäftsführerbüro platzieren, wenn Sie keinen Serverraum haben.

  • Die   derzeitige   maximale   Speicherkapazität   liegt   bei   5   TByte (entspricht ca. 50   Millionen   Dokumentenseiten   oder   ca.   200.000   Ordnern).
  • Abhängig vom Zuwachs Ihres Archivaufkommens kann der Speicherplatz über die Jahre immer wieder angepasst werden.
  • Ihr BvLArchivio®-Server wächst also mit Ihnen.
  • Die maximale Begrenzung ist die Größe einer Festplatte, die Sie heute kaufen können.
  • Der BvLArchivio®-Server ist als Blackbox oder 19-Zoll-Version erhältlich.

Das papierlose Archiv

BvLArchivio® wird Ihnen komplett fertig installiert angeliefert.

BvLArchivio® stellt also alles zur Verfügung, was Sie heute benötigen, dazu gehören Hardware, Software, Speichermedien usw..

BvLArchivio® wurde so entwickelt, dass Ihre Daten nicht auf der Betriebssystemplatte gespeichert werden,  sondern auf separaten Datenplatten. Die interne Betriebssystemplatte ist gegen unbefugte Zugriffe geschützt.

Ihre Daten werden ausschließlich auf separaten Datenfestplatten gespeichert, die Sie an der Seite des Servers einschieben.

Mit der Auslieferung Ihres Archivservers bekommen Sie eine Hauptdatenplatte und drei Sicherungsplatten zur Verfügung gestellt. Ihre Daten werden somit auf mindestens vier Festplatten mit dem kompletten Datenbestand synchron gehalten. Weitere Festplatten können jederzeit in Betrieb genommen werden. Damit erreichen Sie, dass Sie Ihren kompletten Datenbestand immer auf mehreren Datenfestplatten parallel gesichert haben. Durch den regelmäßigen Wechsel der Sicherungsplatten werden die Daten automatisch synchronisiert. Mit der Aufbewahrung einer oder mehrerer Festplatten an einem anderen Ort schützen Sie sich vor dem kompletten Datenverlust. Diese sichere und automatische Datensicherung ist Bestandteil von BvLArchivio®! Sollte der Server im Rahmen einer Störung getauscht werden müssen, geht ausschließlich der Server mit dem Betriebssystem zum Hersteller zurück, Ihre archivierten Daten auf den separaten Festplatten verbleiben bei Ihnen und sind Ihr uneingeschränktes Eigentum.

Das Komplettsystem in nur 5 Minuten erklärt

Funktionsübersicht

Welche Ausstattungen sind erhältlich?

BvLArchivio® gibt es in den vier Ausführungsvarianten XS-Business, XS-Premium, XM-Premium und XL-PREMIUM.
Der Unterschied der XS-Versionen zu den anderen Versionen ist eine Begrenzung auf 100.000 Dateien. Ein Umstieg
von der XS-Version auf die Vollversion ist jederzeit möglich.

Leistungen & Funktionen Business Premium
Hardware komplett fertig installiert
– interne Festplatte mit Server-Betriebssystem fertig installiert
– 4 x mobile Daten-Festplatten
– Netzwerkgeschwindigkeit 10 / 100 / 1000 MB
– Parallelbetrieb mehrerer Server möglich
– in jeder Netzwerkumgebung einsetzbar
Leistungen & Funktionen Business Premium
Hochleistungs-Datenbank für 1 Mrd Datensätze pro Archiv
Fünf Archive mit jeweils intelligenter Speicheraufteilung
– unbegrenzte Kategorie-Aufteilung innerhalb eines Archives
– Zugriff in ein Archiv mittels Browser
Benutzerverwaltung
OCR-Modul für Schrifterkennung
– Erstellung von PDF/a Dateien für Langzeitarchivierung
– durchsuchbare PDF/a Dateien
Barcode-Modul für Barcode-Erkennung auf Dokumenten
– Erkennen und Auslesen aller Barcodes auf Dokumenten
– Barcodewerte als Suchbegriffe automatisch speichern
Trennblatt-Modul
– verschiedene Dokumente mittels Trennblatt gleichzeitig scannen
Leerseiten-Modul
– gescannte Leerseiten automatisch entfernen
Leistungen & Funktionen Business Premium
– revisionssicheres Archivieren, keine Löschung, keine Manipulation
– Langzeitarchivierung >10 Jahre, >20 Jahre, >30 Jahre
– automatische Datensicherung auf alle Festplatten inkl. Prüfsystem
– Daten-Verschlüsselung auf allen Festplatten automatisch
– Zugriffsrechte mittels unterschiedlicher Passwörter pro Archiv
– Arbeitsplatz-Zugriffsbeschränkung innerhalb eines Archivs
– Zugriffsbeschränkung im Rahmen einer Steuerprüfung
– fehlerhafte Archivierung erkennen und sichern
– Protokollierung von Archivanfragen
– administrationsfreier Betrieb
– Archivierung an Arbeitsplätzen mittels Schlüsselwort authentifizieren
– umfangreiche System-Protokollierung aller Vorgänge & Vorkommnisse
– Standardgateway vergeben, Zugriff aus anderen Netzen freigeben
– weitere mobile Daten-Festplatten einsetzen
– größere Daten-Festplatten einsetzen
Leistungen & Funktionen Business Premium
Archivieren an beliebigen Arbeitsplätzen
Abfragen an beliebigen Arbeitsplätzen
Abfragen aus beliebigen externen Anwendungen
Archivieren direkt von Netzwerkscanner
Archivieren aus anderen Anwendungen
Archivieren beliebiger Dateiformate
Direkte Annahme gescannter Dokumente ohne Nachbearbeitung
Freie Aufteilung und Benennung der Archive
Gescannte Dokumente automatisch in PDF/a-Dateien umwandeln
Steuerbefehle auf Dokumenten (s/w) unsichtbar machen
Steuerbefehle auf Dokumenten (grey, color) unsichtbar machen
Archivierte Dateien und Indizes exportieren für Weitergabe an Dritte
Suchbegriffe aus der ersten Dokumentenseite automatisch speichern
Exportbefehl für Arbeitsplätze verbieten
Leerseiten speichern / nicht speichern
Trennblätter speichern / nicht speichern
Bezeichnung und Inhalte der Archive bestimmen
nachträgliche Suchbegriffe hinzufügen
Volltextverschlagwortung
Bereichsverschlagwortung
Barcodeverschlagwortung
Importfunktion für Übernahme der Dateien von Dritten
Leistungen & Funktionen Business Premium
– gesetzliche Anforderungen nach Handels- und Steuerrecht werden erfüllt
– gesetzliche Anforderungen nach GoB, GoBs, GDPdU werden erfüllt
– gesetzliche Anforderungen nach IDW RS FAIT 1 & 3 werden erfüllt
– Zertifiziert / testiert nach Maßgabe PS 330, 880 Institut der Wirtschaftsprüfer
Leistungen & Funktionen Business Premium
– Serverbetriebssystem
– Datenbank
– unbegrenzte Anzahl Arbeitsplätze
– unbegrenzte Anzahl Dateien
– unbegrenzte Anzahl Ablagekriterien / Suchbegriffe
– unbegrenzte Anzahl Scanner
– unbegrenzte Anzahl Dokumente
– OCR (Schrifterkennung)
– Barcode-Erkennung
Leistungen & Funktionen Business Premium
48 Monate Hardware-Garantie incl. Hardware-Sofort-Austausch vor Ort
48 Monate Software-Garantie incl. Updatefunktion
48 Monate kostenlose Hotline für Anwenderanfragen & Störungsmeldungen

XL-Premium + Life-Edition

Die Life-Edition enthält einen zweiten Server, der für den sofortigen Einsatz zur Verfügung steht. Der
zweite Server dient dem echten 24/7 Betrieb. Auch der zweite Server steht in Ihren Räumen und kann zu
jeder Zeit sofort den ersten Server ersetzen. Beide Serversysteme (Erstsystem und Zweitsystem) werden im
Abstand von 12-24 Monaten komplett in der Hardware erneuert und im Softwarebereich automatisch mit allen
Updates und neuen Funktionen versorgt.

Preisübersicht

Informieren Sie sich noch heute über das BvLArchivio Management System. Unsere Mitarbeiter freuen sich auf Ihre Anfrage. Sie erreichen uns unter 03491-4183-0 oder über das untenstehende Kontaktformular.

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