Nuance Autostore

Erfassen, Verarbeiten und Verteilen von Dokumenten – ob auf Papier oder elektronisch

NSI-AutoStore ist eine serverbasierte Anwendung, die die Erfassung und die sichere Weiterleitung von Dokumenten in Papierform und in elektronischer Form an Unternehmensanwendungen steuert. Sie eignet sich ideal für Unternehmen jeder Größe, welche die fehleranfällige manuelle Handhabung von Dokumenten vermeiden möchten. Ob Sie Rechnungen, Forderungen, Bewerbungen oder andere Formulare bearbeiten, AutoStore kann die Kosten Ihrer dokumentenbasierten Geschäftsprozesse durch Automatisierung senken, die betriebliche Effizienz erhöhen, die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Vorschriften sicherstellen.

Arbeitet mit allen großen Anbietern zusammen

Der Austausch eines Geräts oder das Hinzufügen neuer Geräte ist mit AutoStore ein Kinderspiel. Sie können veraltete oder unrentable Kopierer oder Scanner auswechseln, ohne die Technologie für den Erfassungs-Workflow wechseln zu müssen.

Bidirektionale Datenbankabfragen

Datenbanken lassen sich im Handumdrehen durchsuchen und die gewünschten Daten abrufen und auf dem MFP-Display anzeigen. Mit dem Eintrag in ein Indexfeld startet die Datenbankabfrage, womit alle Felder automatisch gefüllt werden. Das beschleunigt die Indexierung und steigert gleichzeitig die Genauigkeit.

Erfassung von Papier- und elektronischen Dokumenten

Führen Sie Geschäftsaktivitäten in Papierform und in elektronischer Form zu einem einheitlichen Prozess zusammen. AutoStore erfasst Dokumente von Geräten und Digitalkopierern sowie Inhalte von Smartphones, E-Mails und Faxen, Netzwerkordnern, FTP-Sites, Microsoft® Office-Anwendungen, Computern, Webclients, XML-Daten

Unterstützung für PDF und PDF/A

Scannen Sie Ihre Dokumente direkt in durchsuchbare PDF- oder PDF/A-Dateien, die sich problemlos nach bestimmten Informationen durchsuchen lassen.

Unterstützung für Open XML-Dokumente

Jetzt können Sie Papiervorlagen ganz einfach in die neueste Version von Microsoft® Word® (*.docx), Excel® (*.xlsx) oder PowerPoint® (*.pptx) scannen und als originalgetreue, einwandfrei formatierte und bearbeitbare Office-Dokumente speichern.

MRC-PDF-Komprimierung

Vermeiden Sie von Anfang an übergroße Dateien, indem Sie automatisch eine bis auf ein Zehntel der ursprünglichen Dateigröße komprimierte PDF-Datei erstellen. So verringern Sie den Speicherbedarf und vermeiden Überlastungen bei langsamen Mailservern und begrenzten Bandbreiten.

AutoStore nutzt Ihre vorhandene Infrastruktur

und erfasst Informationen aus Ihren Multifunktionsgeräten, E-Mails, Faxservern, gemeinsam genutzten/öffentlichen Ordnern, von FTP-Sites, aus Microsoft Office-Anwendungen, von Computern sowie aus XML-Datenströmen und anderen Quellen. Die erfassten Informationen werden anschließend anhand des zuvor festgelegten Workflows Ihres Unternehmens verarbeitet. Gescannte Bilder werden aufbereitet, um die Lesbarkeit zu verbessern, Text kann in bearbeitbare elektronische Daten umgewandelt werden und Barcodes können gelesen werden. Somit erhalten Sie umfangreiche Daten, die zum späteren Abruf genutzt werden können. Nachdem die Verarbeitung abgeschlossen ist, können die Dokumente und die sie beschreibenden Schlagworte an eine beliebige Anzahl von Zielen weitergeleitet werden. Als Ziel können Fax, E-Mail oder sichere Netzwerkordner gewählt werden. Die Dokumente können in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert, an FTP-Sites oder an mehrere Ziele gleichzeitig übertragen werden. All dies können Ihre Mitarbeiter ganz mühelos bewerkstelligen, indem sie einfach eine Schaltfläche auf dem Display des Geräts betätigen. Der Workflow wird unmittelbar gestartet. So wird sichergestellt, dass die Informationen jedes Mal schnell und exakt dorthin gelangen, wo Sie sie benötigen.

Ermöglicht wird dies durch die anpassbaren Workflows von AutoStore und individuell angepasste MFP-Menüansichten. Mithilfe von AutoStore Process Designer können Workflows vorkonfiguriert und gespeichert werden, um die Anzahl der manuellen Schritte zu verringern, die der Endbenutzer ausführen muss. Durch diese einfache und benutzerfreundliche Funktion entfallen manuelle Prozesse. So wird die Anzahl der durch Benutzer verursachten Fehler reduziert und eine exakte und effiziente Dokumentenverarbeitung erreicht.

Sehen Sie selbst, was AutoStore für Sie tun kann.