Eine E-Rechnung ist keine PDF, die per E-Mail versandt wird. Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat (z.B. xml) ausgestellt wird. Diese Datei wird Ihnen dann z.B. per E-Mail vom Lieferanten zugeschickt. ZUGFeRD und XRechnung sind die bekanntesten Arten der E-Rechnung und sind auch im xml-Format. Das Bild rechts zeigt den Ausschnitt einer E-Rechnung im xml-Format. Die Rechnungsinhalte (z.B. Rechnungspositionen, Summe, MwSt. etc.) sind alle in einer E-Rechnung enthalten, jedoch nicht schnell überschaubar.

Sie fragen sich, ob das alles für Ihr Unternehmen relevant ist?

JA. Jedes deutsche Unternehmen, das Rechnungen von Firmen erhält und an Firmen stellt, muss sich mit der E-Rechnung auseinandersetzen. Das sind die wichtigsten Fristen:

→ Ab dem 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt für alle inländischen B2B-Transaktionen.

→ Übergangsfrist bis 31.12.2026: Es können weiterhin Papierrechnungen und andere elektronische Formate wie PDFs genutzt werden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € dürfen diese Regelung bis 31.12.2027 nutzen.

→ Ab dem 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen verwenden. Eine Ausnahme bilden Kleinbetragsrechnungen unter 250 € Brutto, Rechnungen an Privatpersonen sowie Fahrausweise.

→ Ab 01.01.2025 brauchen Sie eine E-Mail-Adresse, auf der Sie die E-Rechnung empfangen können.

→ Höchstwahrscheinlich wollen Sie Ihre eingehenden E-Rechnungen im gewohnten PDF-Format ansehen, prüfen und später sicher ablegen. Dafür brauchen Sie eine Art „Visualisierer“ (Software). Dadurch kann z.B. aus einer E-Rechnung im xml-Format eine PDF generiert werden, die die gewohnte Rechnungsoptik hat.

→ Ihre Rechnungssoftware muss ab 01.01.2027 in der Lage sein eine E-Rechnung zu erstellen, wenn Ihr Vorjahresumsatz höher als 800.000 € war. Falls Ihr Vorjahresumsatz unter 800.000 € war, müssen Sie erst ab 01.01.2028 E-Rechnungen versenden. Die E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (z.B. ZUGFeRD und XRechnung).

→ Ihre Buchungs- und Rechnungsverarbeitungssoftware muss ab 01.01.2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung korrekt zu erfassen und zu verarbeiten. Oder Sie geben die Daten wie gewohnt händisch ein. Dafür müssen Sie jedoch vorher die E-Rechnung lesbar machen oder mühselig alles aus der E-Rechnung raussuchen.

→ Zur digitalen und revisionssicheren Rechnungsarchivierung  sollte ein Archivierungssystem vorhanden sein, worin die E-Rechnung und bei Bedarf die einfach lesbare und dazugehörige PDF abgelegt werden kann. Relevante gesetzliche Anforderungen zur Rechnungsarchivierung sind nachlesbar in den Gesetzestexten GoBD 9.2 elektronische Aufbewahrung (im Originalformat), § 147 AO Archivierungspflicht und § 257 HGB Aufbewahrungsfristen (Aufzählung nicht abschließend)

Die Einführung der E-Rechnungspflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wurde mit mehreren Vorteilen verbunden:

1. Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug: Durch die Pflicht zur elektronischen Rechnungserstellung und -übermittlung sollen Steuerbetrugsfälle effizienter aufgedeckt und verhindert werden. Der elektronische Prozess erlaubt eine lückenlose Nachverfolgung und Dokumentation von Rechnungen.
2. Reduzierung der Mehrwertsteuerlücke: Die Einführung standardisierter Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD zielt darauf ab, die Mehrwertsteuerlücke in Deutschland zu schließen, die jährlich Milliardenverluste verursacht.
3. Digitalisierung und Automatisierung: Die E-Rechnung unterstützt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und führt zu einer erhöhten Automatisierung in der Rechnungsverarbeitung, was die Effizienz steigert und manuelle Fehler reduziert.
4. Kosteneinsparungen: Unternehmen profitieren von der Reduzierung der Kosten, die durch den Wegfall von Druck, Porto und manueller Bearbeitung von Rechnungen entstehen.
5. Umweltschutz: Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen wird der Papierverbrauch signifikant gesenkt, was einen positiven Beitrag zum Umweltschutz leistet.

Diese Vorteile sollen dazu beitragen, die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft zu stärken und gleichzeitig die Steuererhebung effizienter und sicherer zu gestalten.